字数决定了材料中各个部分的框架、结构与比例，构成了文章的骨干。而这种判断能力，往往是在写材料这件事情之外得到修炼。所以本书始终强调:公文写作的功夫，大多在写作这件事情之外所得。事实上，这是体制内新人“多虑”了。
一篇材料的篇幅(字数)是很容易被人忽视的基本问题，但却是所有“故事”的开篇。
一、字数的重要性
字数是容易被忽视的基本问题。很多人拿到领导交代的任务后，马上“埋头苦写”，对文章篇幅没有相应的认识和准备。有些人会问，字数多少跟写好材料有什么关系?我们写材料把该讲的事情都讲到位，不就好了吗?
这便是一种典型的错误思维。所谓“该讲的事情都讲到位”，那也必须是在限定的字数范围之内。在公文写作领域，除了少数的特定文体之外，大部分材料的写法，都取决于这篇材料需要什么样的篇幅规模，即字数。
字数相对多的公文，我们就可以详细地写、深入地讲，旁征博引，从容不迫，前因后果一一奉上。
字数相对少的公文，我们就需要精练概括、重点鲜明，开门见山，概括总结，突出主线，惜字如金。
字数决定了材料中各个部分的框架、结构与比例，构成了文章的骨干。而且，字数也决定了我们至少要在键盘上敲出多少个字，才算是完成领导交代的这份材料，或者说可以适可而止了。
经验丰富的“笔杆子”，会从多个角度来判断这份材料大概需要多少字数，但对于新人来说，却需要通过学习和磨炼，慢慢掌握这种判断能力。
而这种判断能力，往往是在写材料这件事情之外得到修炼。所以本书始终强调:公文写作的功夫，大多在写作这件事情之外所得。
二、字数的判断方法
要判断材料的字数，询问领导是最直接的办法，因为材料大多是为领导服务的。但是除此之外，我们仍然需要通过一些其他方法，来推断出确切的字数范围。
1.页数判断当领导交代写材料的任务时，他心中早已明白大概的篇幅范围。我们需要做的，便是将这个数字问出来。
但有时候，我们不能直接去问领导:“您这个要写多少字呢?”因为领导虽然会有一些篇幅范围的概念，但他不一定对文稿字数有多么精确的理解。特别是一些领导并非文秘出身，对材料字数等问题缺乏直观认识，一时半会儿可能也说不清楚。
很多新人不敢去问领导，生怕领导认为自己“不会思考”“不动脑子”。事实上，这是体制内新人“多虑”了。在领导看来，事前多问一句，而不是埋头蛮干，说不定正是我们做事考虑周到的表现呢。对此，我们可以先问领导:“这篇材料需要写多少页?"一般情况下，领导可能不知道材料需要多少字数，但他对于页数则会有一些直观明白的认识。我们便可以利用公文页数的范围，对字数进行推断。
按照我国党政机关公文格式的规范标准，公文材料的正文使用仿宋三号字体，段间距28，每面排22行，每行排28个字。按照这样的格式套下来，一面A4纸大概可以写到500字左右。这便是我们计算字数的标准:
领导要求的页数x每页500字=材料所需的大概字数
按照这个计算结果，我们推断出的篇幅就不太会偏离领导的预期值。
在实践中，如果是一些比较重要的材料，则应当根据正式装订的效果，适当调整公文格式，进而再对字数进行微调。如果材料最后以A3纸张骑缝式装订的形式呈现，那么总页数一般是4页或者4的倍数页为佳。如果我们完成的材料总共有9页纸，那么按照A3纸张骑缝式装订的方法，会空出三面大白页，既不节约，也不好看。所以，是否可以考虑一下“砍”点字数，缩减到8页呢?
2.时间判断页数判断比较适用于书面材料，但我们经常会遇到一些以口语为表达方式的公文材料，便不能纯粹靠页数来定论。比如，领导的发言稿、讲话稿、演讲稿之类。写这类材料不能直接问领导需要几页纸，而应当问:领导，您准备讲几分钟?
不同场合的发言讲话，会有不同的时间控制。即使我们服务的这位领导是会上“最大的”“做最后重要讲话的”那一位，也会有一定的时间规划概念，会安排好大概的讲话时长。
根据语速，我们大概每秒钟能讲2到3个字，如果领导语速较慢，一秒讲2个字，那么一篇材料的字数便是:
字数=预计讲话分钟数x60x2
有些会议场合，会明确规定发言时间控制在多少分钟以内，并且在会议通知中加以说明。我们在准备讲话材料的时候，需要注意通知要求，围绕会议时间的安排来判断材料所需要的篇幅。
但需要注意的是，时间判断方法所得出的字数范围，在用于实际讲话的时候，往往会相对偏小，而且也难以耗尽预期的时间。这是因为我们写材料时常使用Word软件，对文章字数的计算也是基于Word 软件自带的“字数统计”功能。这个功能统计出来的字数，包括了文章中的中文标点符号，而这类标点符号是不会被读出来的
但是Word软件统计出的“1500字”，包括了文章中的所有中文标点符号，真正被读出来的字数可能也就只有1300字左右。
因此，我们在实践中还应尽量多准备一些内容，以避免被标点符号所“欺骗”。另外，这也考虑到了发言时间往往会超出原定时间限制范围的现实情况。一般要求发言时间控制在5分钟的，最后讲到七八分钟都是常见的情形。所以，对于口语表达类稿件，我们在字数控制上会倾向于“宁多勿少”的原则，稍微多出一些，更加稳妥安全。
3.经验判断参照以往类似经验，也是一种确定材料篇幅的有效办法。特别是对一些不擅长与领导沟通的新人来说，埋头寻找过去类似的文件，再加以学习和模仿，可能会在心理上觉得轻松些。
因为许多日常性的材料，大都有“先迹可寻”。搜集过去使用过的稿件，或多或少会为我们判断篇幅的标准提供一些参考信息。
比如，一篇信息简讯需要多少字数，我们把握不准，可以看看处室以前的信息简讯写了多少字;一份调研报告需要几页纸，我们没有概念，可以看看单位以前的调研报告是什么样子;一次会议发言需要多少时间，我们难以捉摸，可以看看领导以前在类似场合的讲话讲了多久。
这些经验信息，都可以作为工作中可参考的“蛛丝马迹”。虽然不一定完全准确，但至少不会让我们觉得无从下手。
为此，我们需要注意收集过去的文稿资料，抽出时间去阅读和学习。特别是新人来到新的岗位之后，更要多接触以往的稿件材料，不但可以快速融入新的工作之中，更好地了解工作目标、工作方法和工作技巧，而且可以体会到各类材料的风格特点。同时，作为从事文字类工作的新人，我们要虚心向前辈请教，因为要想得知“画眉深浅入时无”，还需要有熟悉工作的前人指点。单位以往工作中产生的文字材料，对新任文秘人员而言都是无价之宝。无论是形式，还是内容，都值得后来人借鉴和延续。
