这些简单高效的Word和Excel操作文/沙发蝴蝶工作之后，我会留心收集一些能提高工作效率的小技能，尤其是办公软件Word和Excel的操作我很喜欢学习这些小技巧的过程体验，更喜欢的是将它们自然而然地运用在工作当中时如果存在一些简单高效的。
文/沙发蝴蝶
工作之后，我会留心收集一些能提高工作效率的小技能，尤其是办公软件Word和Excel的操作。
我很喜欢学习这些小技巧的过程体验，更喜欢的是将它们自然而然地运用在工作当中时。
如果存在一些简单高效的操作技巧，一学就会，还能大幅度提高我们的工作效率，当然是多多益善。
前两天偶然在网易蜗牛读书看到《时短术》，是今年4月的新书，书中介绍了402个时间使用技巧。
看了目录，立即被第六章"马上就能学会的超高速电脑操作术"吸引注意力，我直接翻到这一章进行阅读，并且打开电脑一边跟着操作一边记笔记。
学习这一类操作技能时，一定要通过行动来记忆，才能记得更牢固。
· 一键新建文件夹：「Ctrl Shift N」，新建文件夹并且直接命名
· 「Ctrl N」，在浏览器打开新的窗口
· 迅速关闭窗口和标签：「Ctrl W」，关闭文档、窗口、浏览器标签等
· 「Alt F4」，结束程序，关闭文档或关机
· 不经过回收站，直接完全删除文件：「Shift delete」
· 快速阅读邮件：空格键翻页，「Shift 空格」，返回上一页
· 显示网络浏览历史：「Ctrl H」，快速打开历史记录。谷歌浏览器亲测有效，作者说IE也可以，其他浏览器可以试试。
· Word追加批注：「Ctrl Alt M」
· Excel追加批注：「Shift F2」
· 如果要打印带批注的Excel，按下「Ctrl P」，点击页面设置→工作表→注释→选择工作表末尾
· 使用Word和Excel防止"不小心覆盖"的方法：将文件设定为只读格式。具体操作：点选要改变设定的文件图标，按下「Alt Enter」（相当于鼠标右键选择属性），打开属性，页面最下方勾选"只读"。这样的话，每次要保存重新编辑的文件时，就会自动另存为，不会覆盖原文件。
· 恢复Word或Excel中忘记保存的数据：wps和office都有自动保存的功能。要恢复数据的话，在菜单栏中找到相关项目，打开备份文件夹，点选最近自动保存时间的文件就可以恢复了。
· 停用Word多余的功能：指的是首字母随意变大写的自动化输入这个功能。点击文件→选项→校对，自动更正选项→取消不需要的项目检查就可以了。
· 检查Word中的错别字和漏字：在所输入的文章结尾段落按下F7，窗口右侧会显示校对窗口。
· 在Word中插入"虚拟文本"时的隐藏命令：打开文件页面，在一行的开头用半角（即英文输入状态）输入「=rand()」，然后按下回车，一瞬间就能制作出虚拟文本。根据版本的不同，输出的文字内容也不同。还可以设定段落数和每段的句子数，如制作一段5个段落，每段3句话的文本，输入「=rand(5,3)」，回车就行了。——练习Word技巧时，可以用这个方法瞬间创造出一段文字。
· 输入著作权符号和商标注册符号的快捷键：©，圆圈里面一个C，「Ctrl Alt C」，®，圆圈里一个R，「Ctrl Alt R」，右上方TM，「Ctrl Alt T」。三个键要同时按下。
· Word中利用鼠标选择词、段落：鼠标箭头光标在右侧，双击选词，三击选段落。鼠标箭头光标在左侧，单击选一行，双击选一段，三击选全文。
· （另外可以鼠标 键盘合作，选取长文中某长文字，操作是：要选择的文字开头，鼠标单击一次，滑到要选择内容的最后一个字，按下Shift键，单击，就可以选择到想要的内容了。）
· 字体格式的快捷键：加粗斜体下划线，就是Ctrl加上菜单栏上对应的字母，BIU
· 字体变大变小的快捷键：「Ctrl 【」：变小 、「Ctrl 】」：变大
· Word快速执行居中或左对齐的方法：Word输入文本没有特别设置的状态下，位置对齐方式是两端对齐，可以通过快捷键变更位置对齐方式。「Ctrl E」居中，「Ctrl L」左对齐，「Ctrl R」右对齐，「Ctrl J」两端对齐，「Shift Ctrl J」分散对齐。
· Word的大纲视图，确认视觉上的构成：使用大纲视图功能，输入的文章会被分条显示，各个项目的顺序可以被自由调换。可以一边整理和分类关键词，一边确定上下级关系，就可以在短时间内完成文件的大致骨架。
· Excel瞬间移动到A1单元格：不用鼠标滑动和滑动滚动条，在工具栏下的"名称"框中输入"A1"，回车即可。这个"名称"框通常会被忽视，其实它在尽职尽责地显示我们当前鼠标、编辑所在单位格。
· Excel删除行和列：选择要删除的行或列，快捷键「Ctrl -」，直接可删除。如果只选定单元格，没有选定某行的话，就会弹出删除的对话框。同理，插入的话，可以使用快捷键「Ctrl」（即：「Ctrl Shift =」）。
· 迅速选择Excel单元格：「Shift Ctrl ↑、↓、←、→」中的任一，可以选择制定单位元相应方向的部分。另外，「Ctrl ↑、↓、←、→」中的任一，可以快速跳到相应的单元格。
· 利用Excel的朗读功能，避免数据输入错误，使用朗读功能，用眼睛和耳朵进行双重检查。
· 输入下一个单元格的快速操作，在某个单元格完成输入后，要往横纵各个方向上输入数据，如果按下回车，光标会自动向下方移动。如果想向上方单元格移动，按下「Shift Enter」，向右方移动按Tab，左方移动按「Shift Tab」。（嗯，有的时候按下↑、↓、←、→就可以了）
· 在Excel中转换行和列：复制要转换的某行/列，选择性粘贴，选择转置，就可以了。（在Word中需要转换行、列时，我会复制进Excel来操作，方便快捷）
· 在Excel中让单元格瞬间进入"编辑"状态：编辑单元格的时候，常用的操作是双击单元格，或者在菜单栏的输入栏输入。可以使用这个方法，选择要编辑的单元格，按下F2，光标会自动插入单元格内容的末尾，之后用键盘直接编辑、修正就可以了。
· 轻松移动Excel中的"行"：选中整行，把光标移动到序号列的边框上，光标会变成带十字箭头，拖动即可。对列和单元格也可以这么操作。另外，同样的操作方法，一边按下Ctrl一边拖动的话，就可以复制整行。（选择要复制的内容，使用Ctrl，拖动到要粘贴的位置，是一个超级方便的操作）
· 在Excel中选择已经输入过的文字：同一列中输入重复信息，可以按下「Alt ↓」，显示同一列中已经输入过的文字内容的列表，然后从中选择想要的文字，按下回车即可。
· 在Excel单元格中换行：在Excel单元格要在同一个格子里换行的时候，如果只输入回车键，会跳转到单元格下方。一般人会通过很多个空格，达到视觉上的换行效果（我就是这么干的）。其实可以通过这个方法实现，按下「Alt Enter」，在单元格中光标就会移动到下一行。另外，如果在单元格内换行的话，行数增加，单元格的高度会自动变高。
· Excel活用状态栏：对于选定范围内单元格的数值，下方状态栏会自动进行相应的计算，如平均值、计数、求和。这样可以一眼确认，节省计算时间。如要改变状态栏中显示的项目，单击右键就可以选择设定了。
· Excel数字自带分位符：「Ctrl Shift ！」，快速完成分位符的转换。
最后是作者提到的关于Excel的2个好习惯：
1、 为了让下一个使用Excel文件的人容易使用，工作结束后，将单元格的位置恢复为A1，将窗口的尺寸调至最大，然后覆盖保存。
2、 最后再"完善"：本着提高效率的决心，尽量避免做无用功，在制作Excel表格的途中，不用时时调整表格的种类和列的宽度。只需在表格完成后一口气调整所有行和列的宽度。
今天分享的这些内容来自书籍《时短术》。
其实类似的快捷操作还有很多的，想要高效工作，避免繁琐，平常就要多加留意这些小技巧。
我自己的做法是，将操作方式写在便利贴上，贴在电脑旁，需要时就会照着操作。通过这样的刻意练习，加强记忆，熟能生巧之后，它们就成为我的技能了，便利贴也就光荣退休了。
-END-
